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給學校的檔案柜“合理減肥”2
二、對于有些可以利用理代化伯息存儲、檢索手段處理的應用數據類檔案.可以采取“檔案柜存放電子檔,庫房存放紙質檔”的方式進行優化
高校的應用數據類檔案如教師基本信息、學生入學分數等在大多數情況下只需要其中的數據就行了,只有在極少數情況下(如人事調動等)才需要紙質實物。在這種情況下,可以充分利用現代化技術手段的優勢對檔案柜進行優化。我們可以把這些紙質檔案的信息轉化為電子數據,從而大大縮減它們的體積。例如10,000,000字的文字資料,印在紙介質上大約需要10,000頁的A4紙。按照一張709規格的A4紙的重量4.3759,體積2護*297*0.08mnl來計算,這些紙質文檔的重量低便會達到43•75千克,體積至少49.896立升,這對于高校檔案室的檔案柜來說,可是一筆不小的負擔。而事實上,我們完全不必要把這樣重量、體積的紙質文檔堆放在檔案柜中,因為如果把它存儲為電子檔的話,小只需要1M0的空間,隨便一個小小的移動硬盤、閃存盤、刻錄光盤便可以輕松存下這樣的數據N多份!當然,這并不意味著把數據變為電子檔之后原有的紙質文檔便可以丟棄了,但把它們請出檔案柜,安置在耗費人力物力相對較少的庫房里卻是可行的。這樣,我們便可以采取這種“檔案柜存放電子檔,庫房存放紙質檔”方式,讓傳統文本型檔案信息與現代化電子型檔案信息互為補充,相得益彰。從而能夠有效節約資源,提高檔案工作的效率。
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